エクセル使えますか? 初心者向け、エクセルでできるコト

雑記

エクセルという表計算ソフトがありますが、ご存知でしょうか?

覚えてしまうと、とても簡単な操作で計算や集計、報告書の作成ができます。

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エクセルスキル

エクセルとは

仕事柄、業務で使用する資料はエクセルで作成することがほとんどでした。

エクセルというのはマイクロソフト社が提供する表計算ソフトの一つでして、家計簿のように日々の支出を合計して、残高がいくらあるかを計算するような使い方や、総資産の過去10年間の推移なんかも自分の好きなように作成できます。(家計簿は家計簿ソフトの方が実際は使いやすいですね。)

これだけ普及しているので、エクセルの使い方は大学でもきちんと教えているのだと思ったら、そうでもないらしいです。

娘の大学の卒論準備をしているところを見ていると、簡単な表計算もグラフも作れないようでした。単純に私の娘がさぼっていただけかもしれませんけど。。

子供達にはもっと早い段階で、基本的な操作方法などを教えてはどうかと思いますね。

プログラマーになれとはいいませんが、sum(合計)やsumif(条件付き合計)などの関数や、簡単な集計表やグラフの作り方などは、高校生レベルでも教えてはどうかと思います。

集計表の作り方(初級レベル)

例えば進捗報告書のなどのような定型の書式で報告する必要がある文書は、月ごとに数字を打ち換えるだけで済むようなフォーマット(書式)を作っておけば、書類作成の手間を大きく省くことが可能です。

私の母が、婦人会の会計役をやっているんですが、年次の報告書がエクセルで作られているため、その入力を父にお願いして作成しているんです。

しかしその報告書は、エクセルを使って枠線は作られているんですが、中身のデータや集計結果は全部手打ちでした。これは全然イケてません。

せめて集計は数式にすれば、別途自分で集計する必要はなくなります。

例えば下図では、集計部分のセル(D21)に「=SUM(D16:D20)」という数式を入力することで、「D16からD20までのセルの値を合計して表示する」、という意味になります。

ちなみに、セルというのはタテ、ヨコの記号で位置指定されるハコ(枠)のこと。D16のセルといったら、ヨコD列、タテ16行目のハコのことです。

このように、数式を入力することで、あらかじめ計算した結果を入力する必要はなく、入力した時点でエクセルが自動的に計算して表示してくれます。

さらに別シートにデータ部を張り付けて、印刷用の書式から参照するようにすれば、データと書式が分離ができ、別途データだけグラフ化して分析するなどができます。

グラフの作成(中級レベル)

さらに中級レベルでは、データの分析ができるようになります。

たとえば、生活費の推移を以下ような表で管理していたとします。

ここから、合計金額(13行目)とゆとり費を除いた合計金額(14行目)の推移に注目したい場合、上記の表示範囲を選んで、グラフの挿入とすると次のような表が作成できます。(細かい手順は省略)

これをみると、合計金額(青線)は最大33.4万円、最小18.3万円、平均が25万円近辺。

また、ゆとり費を除く合計金額(赤線)は15万円近辺に収まっていることが分かると思います。

このように、データの分布や推移をみるためにはグラフ化が適しているので、自分が見たい表現ができるようになれば中級レベルです。

さらにデータだけ与えられて、どのような視点で分析すればよいかが分かるようになると、データアナリストへの道が開けるかもしれません。

マクロというプログラミング(上級レベル)

また、ちょっと複雑なことがしたい場合は、多少のプログラミングの知識は必要ですが、エクセルマクロという手段もあります。

一般的にマクロを扱えるようになるには、少しプログラミングの知識が必要だったりとハードルが高いイメージですが、ここまでくると劇的に生産性が上げることができます。

つまり定型的な作業の所要時間が短くなったり、ボタンひとつで自動化したりすることができます。

例えば入力の手間を省くために、顧客からの注文書(これも電子データである必要がありますが)から、請書や請求書を自動作成したり、さらに簡単な作業スケジュールを自動作成したりすることも可能です。

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エクセルのお仕事

ある程度できるようになると、副業なんかを受注することも可能かもしれません。

実際、クラウドワークスやランサーズのようなジョブマッチング・サービスなんかで、「エクセルマクロ」「vba」(※エクセル上でのプログラミング言語のこと)で検索してみると、たくさんの案件を見つけることができます。

難易度によって報酬も違ってきますが、信用を重ねることで個人事業主として活躍できるかもしれません。

個人事業主でなくても、今の職場内でもエクセルスキルを活かせる場面は、まだまだたくさんありますので、少しかじってみたり、さらに上のレベルを勉強してみるのはいかがでしょうか。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございます。

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